Na podlagi Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju: GDPR), in Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, v nadaljevanju: ZVOP-2) izdaja Milan Vujasinović, direktor družbe Zavod Inštitut za nevro-lingvistično programiranje, Križevniška ulica 9, 1000 Ljubljana.
PRAVILNIK O VARSTVU OSEBNIH PODATKOV
UVODNE DOLOČBE
1. člen
(Namen in pravna narava pravilnika)
S tem pravilnikom se opredeljujejo tehnični in organizacijski ukrepi, s katerimi družba Zavod Inštitut za nevro-lingvistično programiranje (v nadaljnjem besedilu: družba) varuje osebne podatke.
Ukrepi iz prejšnjega odstavka se izvajajo z namenom, da:
- so osebni podatki obdelani zakonito, pošteno in na pregleden način v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki (načelo zakonitosti, pravičnosti in preglednosti);
- so osebni podatki zbrani za določene, izrecne in zakonite namene, in se ne obdelujejo na način, ki ni združljiv s temi nameni (načelo omejitve namena) ;
- se privzeto obdelajo samo osebni podatki, ki so potrebni za vsak poseben namen obdelave; ta obveznost velja za količino zbranih osebnih podatkov, obseg njihove obdelave, obdobje njihove hrambe in njihovo dostopnost (načelo najmanjšega obsega podatkov in načelo omejitve shranjevanja);
- se spoštujejo in zaščitijo pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki;
- da so obdelovani osebni podatki točni oziroma ustrezno posodobljeni (načelo točnosti);
- se zagotovi varnost osebnih podatkov, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ter pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo z ustreznimi tehničnimi ali organizacijskimi ukrepi (načelo celovitosti in zaupnosti) ;
- lahko družba dokaže skladnost z zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov.
Ta pravilnik je splošni akt v smislu zakonodaje s področja delovnih razmerij in določa obveznosti, ki jih morajo delavci poznati zaradi izpolnjevanja svojih pogodbenih in drugih obveznosti.
Ta pravilnik velja tudi za osebe, ki v družbi ali za družbo opravljajo delo na podlagi pogodb, ki niso pogodbe o zaposlitvi, vključno z dijaki in študenti.
V 3. in 4. odstavku tega člena navedene osebe ter druge osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke, morajo biti pred obdelavo osebnih podatkov seznanjene z določbami vsakokrat veljavnega Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju: ZVOP-1), Uredbe (EU) o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: GDPR) ter z vsebino tega pravilnika in so pri obdelavi osebnih podatkov zavezane k zaupnosti. Katerakoli od oseb, navedenih v 3. in 4. odstavku tega člena in katerikoli od pooblaščenih/pogodbenih obdelovalcev, je dolžna/dolžan ob kakršnemkoli dvomu glede pomena navedenih predpisov ali določb tega pravilnika poiskati strokovno razlago oziroma pomoč pri direktorju družbe Milanu Vujasinoviću (v nadaljnjem besedilu: direktor).
V zadevah, ki jih ne ureja ta pravilnik, se neposredno uporabljata ZVOP-1 in GDPR.
2. člen
(Opredelitev pojmov)
V tem pravilniku imajo izrazi »osebni podatek«, »posebne vrste osebnih podatkov«, »zbirka«, »obdelava«, »posameznik«, upravljavec«, »obdelovalec«, »uporabnik«, »tretja oseba« in »privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki« enak pomen kot v GDPR, razen če so v nadaljevanju oziroma na posameznih mestih tega pravilnika drugače urejeni.
»Nosilec podatkov« pomeni vse vrste sredstev, na katerih so zapisani ali posneti osebni podatki (listine, akti, gradiva, spisi, računalniška oprema, fotokopije, zvočno in slikovno gradivo, itd.).
»Zaposleni« pomeni osebe, ki imajo z družbo sklenjeno pogodbo o zaposlitvi, osebe, ki opravljajo delo v družbi kot dijaki ali študenti, osebe, ki opravljajo delo v družbi na podlagi pogodbe med družbo in njihovim delodajalcem, ki opravlja dejavnost zagotavljanja dela drugim delodajalcem, ter osebe, ki opravljajo delo za družbo na podlagi pogodb civilnega prava.
»Varnostni incident« pomeni kršitev varnosti, ki povzroči nenamerno ali nezakonito uničenje, izgubo, spremembo, nepooblaščeno razkritje ali dostop do osebnih podatkov, ki so poslani, shranjeni ali kako drugače obdelani.
3. člen
(Evidenca dejavnosti obdelave osebnih podatkov)
Družba zaradi neobstoja pogojev iz petega odstavka 30. člena GDPR ne vodi evidence dejavnosti obdelave osebnih podatkov.
4. člen
(Obdelava osebnih podatkov, varnost in obveščanje posameznikov)
Družba pri sprejetju in izvajanju varnostnih ukrepov ter postopkov upošteva naravo osebnih podatkov in stopnjo tveganja, ki ga pomeni posamezna obdelava.
V družbi oziroma za potrebe družbe (s pomočjo obdelovalcev) se lahko obdelujejo le tisti osebni podatki, za katere obstaja ustrezna pravna podlaga po določbah GDPR ali druge aplikativne in vsakokrat veljavne zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov. Če pravna podlaga za obdelavo ne obstaja, je potrebno osebne podatke takoj prenehati aktivno obdelovati in onemogočiti dostop do njih ter o neobstoju podlage obvestiti direktorja družbe, ki določi nadaljnje ravnanje s takimi podatki.
Osebni podatki se smejo zbirati samo za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače. Kadar namerava družba nadalje obdelovati osebne podatke za namen, ki ni namen, za katerega so bili osebni podatki zbrani, je potrebno predhodno preveriti, ali je nov namen združljiv s prvotnim in izdelati o tem pisno poročilo.
Ukrepe za zagotovitev varnosti konkretnih zbirk osebnih podatkov, kot so med drugim psevdonimizacija in šifriranje, omejitev roka hrambe in dostopa, omejitev obdelave, omejitev namenov ipd., ter način izvedbe določi direktor družbe.
Posebnih vrst osebnih podatkov družba ne obdeluje in jih ne hrani.
O pridobitvi in obdelavi osebnih podatkov mora biti posameznik obveščen v skladu z določbami 12., 13. in 14. člena GDPR. Za izvedbo obvestil je pristojen zaposleni na delovnem mestu: vodja projektov.
Vodja projektov je dolžan (za vsako posamezno zbirko) določiti in voditi pisen seznam oseb, ki lahko zaradi narave svojega dela in/ali funkcije v družbi obdelujejo določene osebne podatke oziroma imajo dostop do zbirk (v nadaljevanju »pooblaščeni obdelovalci«). Vodja projektov je dolžan pisne sezname pooblaščenih obdelovalcev posredovati direktorju družbe.
Pooblaščeni obdelovalci morajo biti pred obdelavo osebnih podatkov seznanjeni z določbami ZVOP-1, GDPR ter z vsebino tega pravilnika, o čemer so dolžni podpisati posebno izjavo, Izjava o varstvu osebnih podatkov.
5. člen
(Zagotavljanje in uresničevanje pravic posameznikov)
Posameznik ima pravico od družbe dobiti potrditev, ali se obdelujejo njegovi osebni podatki, in če se, pravico dobiti dostop do osebnih podatkov (vpogled) in informacije iz 1. odstavka 15. člena GDPR.
Kadar obdelava temelji na privolitvi v obdelavo osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov ima posameznik v skladu z določbami GDPR pravico, da se lahko privolitev kadar koli prekliče, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.
Posameznik ima pravico doseči, da družba brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne oziroma dopolni nepopolne osebne podatke v zvezi z njim.
Posameznik ima pravico doseči, da družba brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, kadar velja eden od naslednjih razlogov:
- osebni podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani;
- posameznik prekliče privolitev, na podlagi katere poteka obdelava in za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga;
- posameznik obdelavi ugovarja v skladu z določbami GDPR (21. člen), za njihovo obdelavo pa ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi;
- osebni podatki so bili obdelani nezakonito;
- osebne podatke je treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti zaradi izpolnitve zakonskih obveznosti;
- osebni podatki so bili zbrani v zvezi s ponudbo storitev informacijske družbe od mladoletnega posameznika.
Prejšnji odstavek tega člena se ne uporablja oziroma ne velja, če je obdelava potrebna za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.
Posameznik ima pravico doseči, da družba omeji obdelavo, kadar velja en od naslednjih primerov:
- posameznik oporeka točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki družbi omogoča preveriti točnost osebnih podatkov;
- je obdelava nezakonita in posameznik nasprotuje izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahteva omejitev njihove uporabe;
- družba osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih posameznik potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
- je posameznik vložil ugovor v zvezi z obdelavo, dokler se ne preveri, ali zakoniti razlogi upravljavca prevladajo nad razlogi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.
Posameznik ima pravico, da prejme osebne podatke ki jih je posredoval družbi, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posreduje drugemu upravljavcu, ne da bi ga družba pri tem ovirala, kadar:
- obdelava temelji na privolitvi in
- se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.
Kadar se osebni podatki obdelujejo za namene neposrednega trženja, ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico, da kadar koli ugovarja obdelavi osebnih podatkov v zvezi z njim za namene takega trženja, vključno z oblikovanjem profilov, kolikor je povezano s takim neposrednim trženjem. Kadar posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ugovarja obdelavi za namene neposrednega trženja, se osebni podatki ne obdelujejo več v te namene.
Direktor družbe je dolžan poskrbeti za to, da so posamezniki na primeren način, ki je skladen z zahtevami GDPR, obveščeni o pravicah iz prejšnjih odstavkov tega člena. Direktor tudi poskrbi za enotno kontaktno točko, na katero se lahko obrnejo posamezniki pri uveljavljanju svojih pravic.
Za uveljavitev pravic posameznikov in za komunikacijo z njimi je zadolžen vodja projektov.
6. člen
(Ocena učinka v zvezi z varstvom podatkov)
Vodja projektov ali druga oseba, ki to zazna, je dolžna direktorja opozoriti na dejstvo, da bi lahko načrtovana obdelava osebnih podatkov, zlasti (toda ne izključno) z uporabo novih tehnologij, ob upoštevanju narave, obsega, okoliščin in namenov obdelave osebnih podatkov, povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov.
V tem primeru direktor odloči, ali je potrebno izvesti oceno učinka predvidenih dejanj obdelave na varstvo osebnih podatkov. Za samo izvedbo ocene učinka je odgovoren vodja projektov: Tanja Debeljak. Vsi zaposleni, ki lahko dajo na razpolago potrebne podatke in ocene, so dolžni sodelovati.
Ocena učinka se izvede v pisni obliki in obsega vsaj:
- sistematičen opis predvidenih dejanj obdelave in namenov obdelave, kadar je ustrezno pa tudi zakonitih interesov, za katere si prizadeva družba;
- oceno potrebnosti in sorazmernosti dejanj obdelave glede na njihov namen;
- oceno tveganj za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki;
- ukrepe za obravnavanje tveganj, vključno z zaščitnimi ukrepi, varnostne ukrepe ter mehanizme za zagotavljanje varstva osebnih podatkov in za dokazovanje skladnosti z GDPR, ob upoštevanju pravic in zakonitih interesov posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter drugih oseb, ki jih to zadeva.
Če vodja projektov ali druga oseba, ki je izdelala oceno učinka, ugotovi, da bi predvidena obdelava povzročila veliko tveganje, če družba ne bi sprejela ukrepov za ublažitev tveganja, je dolžan o tem obvestiti direktorja družbe, da presodi, ali je potrebno posvetovanje z nadzornim organom.
OPREDELITEV ZBIRK OSEBNIH PODATKOV
7. člen
(Zbirke osebnih podatkov)
Osebni podatki v družbi se strukturirano obdelujejo v elektronski obliki v naslednjih zbirkah:
- kadrovska evidenca,
- evidence kupcev storitev in poslovnih partnerjev.
Osebni podatki kadrovske evidence se v družbi strukturirano obdelujejo tudi v fizični obliki, in sicer v personalnih mapah.
8. člen
(kadrovska evidenca)
Zbirke osebnih podatkov zaposlenih se vzpostavijo ob sklenitvi delovnega oziroma pogodbenega razmerja oziroma se ažurirajo ob vsaki spremembi, ki jo javi zaposleni.
Kadrovska evidenca vsebuje osebne podatke zaposlenih v skladu s pomenom tega izraza, opisanem v 2. členu tega pravilnika. Družba zbira izključno osebne podatke, ki so obvezni v skladu s predpisi za posamezno pravno področje (npr. zakonodaja s področja delovnih razmerjih in predpisih s področja socialne varnosti, področje davčne zakonodaje ipd). Družba ne obdeluje osebnih podatkov zaposlenih v noben drug namen, jih ne posreduje nobenemu uporabniku oziroma drugi tretji osebi z izjemo tistih, ki za to izkažejo zakonit interes, prav tako pa družba teh podatkov ne iznaša v tujino.
Kadrovska evidenca v elektronski obliki se hrani izključno v računalniku vodje projektov, ki je zaščiten z vsemi tehničnimi ukrepi, opisanimi v tem pravilniku. Kadrovska evidenca je v obliki personalnih map shranjena v zaklenjeni ognjevarni omari poleg vodje projektov, ki ima edini tudi ključ za odprtje te omare.
Dostop do osebnih podatkov kadrovske evidence imata izključno direktor in vodja projektov.
Vsi zaposleni v družbi ob sklenitvi pogodbe, ki je podlaga za njihovo delo, podpišejo posebno izjavo o seznanitvi z vsemi dejstvi in pravicami, ki jih imajo v zvezi s temi podatki na podlagi ZVOP-1, GDPR in na podlagi tega pravilnika. Tisti, ki so v družbi že zaposleni, podpišejo takšno izjavo o seznanitvi dne 25.5.2018.
Osebni podatki, ki se obdelujejo v kadrovski evidenci, se hranijo v času trajanja pogodb s posamezniki, na katere se ti podatki nanašajo, in še določen čas po prenehanju veljavnosti teh pogodb, če zakonodaja tako določa. Po izteku tega roka se podatki trajno izbrišejo. Osebni podatki, za katere posebna zakonodaja določa trajno hrambo, se po izteku roka iz tega odstavka ne brišejo.
9. člen
(evidenca kupcev storitev in poslovnih partnerjev)
Družba vodi enotno evidenco kupcev svojih storitev in poslovnih partnerjev v elektronski evidenci, ki se nahaja na strežniku ponudnika tovrstnih storitev.
Družba v evidenci kupcev storitev in poslovnih partnerjev ne obdeluje posebnih vrst osebnih podatkov, ampak zgolj kontaktne osebne podatke (ime in priimek, naslov, zaposlitev, telefonska številka, naslov elektronske pošte), na podlagi katerih je mogoče stopiti v stik s posamezniki, na katere se ti osebni podatki nanašajo. Prav tako družba na podlagi podatkov iz te evidence ne izvaja avtomatiziranega sprejemanja posameznih odločitev niti na njihovi podlagi ne oblikuje profilov.
Dostop na strežnik z enotno evidenco kupcev svojih storitev in poslovnih partnerjev je mogoč le z uporabniškim imenom in geslom, s katerim razpolagajo izključno zaposleni v družbi.
Obdelava vseh osebnih podatkov posameznikov v evidenci kupcev storitev in poslovnih partnerjev temelji na njihovi osebni privolitvi ali pa je obdelava teh podatkov skladna s 6. členom GDPR potrebna za izvajanje pogodb, katerih pogodbene stranke so posamezniki, na katere se osebni podatki nanašajo.
Osebni podatki, ki se obdelujejo v evidenci kupcev storitev in poslovnih partnerjev zaradi izvajanja pogodb, katerih pogodbene stranke so posamezniki, se hranijo in obdelujejo za obdobje, ki je potrebno za izpolnitev pogodbe, vključno z jamčevalnimi in zastaralnimi roki (ti so običajno 5 letni). Po izteku tega roka se podatki trajno izbrišejo.
Osebni podatki, ki se obdelujejo v evidenci kupcev storitev in poslovnih partnerjev na podlagi privolitve posameznikov, se iz te evidence trajno izbrišejo takoj, ko posameznik prekliče svoje soglasje.
Osebni podatki, za katere posebna zakonodaja določa trajno hrambo, se po izteku roka iz tega člena ne brišejo.
UKREPI ZA VAROVANJE OSEBNIH PODATKOV
10. člen
(Varovanje prostorov in nosilcev podatkov)
Prostori družbe se nahajajo v poslovni stavbi na naslovu ulica Gradnikove brigade 11, Ljubljana. V teh prostorih se nahajajo nosilci podatkov in strojna ter programska oprema kot tudi omare z vsemi listinami zbirk iz 6. člena tega pravilnika (v nadaljnjem besedilu: varovani prostori) in so varovani z organizacijskimi ali/ter tehničnimi ukrepi, ki onemogočajo nepooblaščenim osebam dostop do podatkov.
Edini vhod v poslovno stavbo, v kateri se nahaja družba, je varovan s prisotnostjo varnostnika 12 ur na dan (od 6:00 do 18:00) od ponedeljka do petka, poleg tega sta vhod in okolica stavbe opremljena z video nadzornim sistemom. Posnetki, pridobljeni z videonadzorom, ki lahko vsebujejo osebne podatke posameznikov, se redno oziroma periodično brišejo oziroma se hranijo toliko časa, dokler je to potrebno, da se doseže namen, za katerega so bili zbrani in nadalje obdelani. Hranjenje kopij delov posnetkov, ki se izdelajo in uporabljajo za namene uveljavljanja, izvajanja ali obrambe pravnih zahtevkov ali incidenčnih dogodkov, se hranijo toliko časa, dokler ti nameni niso izpolnjeni, dokler postopki, v okviru katerih se uveljavljajo, izvajajo ali branijo pravni zahtevki, niso zaključeni, v primeru, ko do takšnih postopkov ne pride, pa največ do roka, ko takšni zahtevki zastarajo. Zaposleni imajo za dostop do prostorov družbe v času, ko ni prisotnega varnostnika (od 18:00 do 6:00 ure in ob sobotah ter nedeljah) identifikacijsko kartico, ki jim omogoča vstop v stavbo. Vsi prostori družbe imajo posebna vhodna vrata s ključavnico.
Dostop v varovane prostore je mogoč in dopusten le v delovnem času, izven delovnega časa pa samo na podlagi dovoljenja direktorja. V primeru, da posamezni zaposleni redno opravljajo delo tudi izven delovnega časa, v obliki nadur ali na drug način, lahko ti dostopajo v varovane prostore brez posebnega dovoljenja tudi izven rednega delovnega časa.
Varovani prostori ne smejo ostajati nenadzorovani oziroma jih je treba zaklepati ob odsotnosti zaposlenih, ki jih nadzorujejo.
V varovane prostore ne smejo brez spremstva ali prisotnosti zaposlenega, ki te prostore nadzoruje, vstopati osebe, ki niso zaposlene v družbi. Zaposleni, ki dela v varovanih prostorih, mora vestno in skrbno nadzorovati prostor in ga ob zapustitvi zakleniti.
Vzdrževalci, čistilci, varnostniki, serviserji, obiskovalci, poslovni partnerji se smejo zadrževati v varovanih prostorih samo z vednostjo zaposlenih. Izven delovnega časa se lahko delavci, kot so čistilci ali varnostniki, če je to nujno potrebno, gibljejo samo v tistih varovanih prostorih, kjer je onemogočen vpogled v osebne podatke (nosilci podatkov so shranjeni v zaklenjenih omarah in pisalnih mizah, računalniki in druga strojna oprema so izklopljeni ali kako drugače fizično ali programsko zaklenjeni).
Nosilci osebnih podatkov, hranjeni izven aktivnih delovnih prostorov oz. izven varovanih prostorov (hodniki, skupni prostori ipd.), morajo biti stalno zaklenjeni, razen kadar so neposredno v uporabi.
Posebnih vrst osebnih podatkov v nobenem primeru ni dovoljeno hraniti izven varovanih prostorov. Varovani prostori, v katerih se nahajajo nosilci podatkov, ki vsebujejo posebne vrste osebnih podatkov, morajo biti varovani tako, da je zagotovljen popolni nadzor nad delom in gibanjem v teh prostorih.
Zaposleni, ki pri svojem delu uporablja osebne podatke ali jih kakorkoli obdeluje, ne sme med delovnim časom nenadzorovano puščati nosilcev osebnih podatkov na pisalni mizi ali jih kako drugače izpostavljati nevarnosti, da bi nepooblaščene osebe dobile vpogled v osebne podatke ( tudi računalniški prikazovalniki morajo biti nameščeni tako, da stranke nimajo vpogleda vanje).
Ključe, kartice, gesla in ostala sredstva, ki omogočajo dostop do varovanih prostorov, je treba varovati, upravljati in hraniti vestno in skrbno. Vsako izgubo ali odtujitev ali sum o zlorabi, mora zaposleni takoj sporočiti direktorju, ki mora sprejeti ustrezne ukrepe.
11. člen
(Kraj obdelave osebnih podatkov)
Obdelava osebnih podatkov je dovoljena le v prostorih družbe. Izjemoma je v primerih kadar delavec dela na domu ali na terenu ob uporabi tehnologije dostopa na daljavo dovoljena obdelava osebnih podatkov izven družbe, pri tem pa morajo biti zagotovljeni vsi potrebni ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov.
Direktor ali vodja projektov dovoli iznos nosilcev osebnih podatkov iz družbe, pri čemer je potrebno zabeležiti razlog za iznos nosilcev iz družbe. Za več iznosov oziroma za ponavljajoče iznašanje se lahko da eno dovoljenje.
Posredovanje osebnih podatkov uporabnikom dovoli direktor družbe. Posredovanje osebnih podatkov iz prejšnjega odstavka tega člena se ustrezno evidentira pri vodji projektov podjetja.
VAROVANJE PROGRAMSKE OPREME ZA OBDELAVO OSEBNIH PODATKOV
12. člen
(Splošno)
Dostop do programske opreme, s katero ali s pomočjo katere se obdelujejo osebni podatki, mora biti varovan na način, ki dovoljuje dostop samo za to vnaprej določenim zaposlenim in osebam, ki za družbo po pogodbi opravljajo servisiranje ali vzdrževanje strojne ali programske opreme, pri čemer si zaposleni med seboj ali s tretjimi osebami ne smejo izmenjevati ali razkrivati podatkov za dostop (ne glede na nivo pravic, ki jim je dodeljen).
Za dodeljevanje dostopa do programske opreme za zaposlene in vodenje evidence o tem je pristojen vodja projektov ali direktor.
Popravljanje, spreminjanje in dopolnjevanje (posodabljanje) programske opreme oziroma sestava navodil v zvezi s tem so v pristojnosti direktorja.
Zaposleni ne smejo brez odobritve direktorja na strojno opremo in druge naprave, ki so v lasti ali uporabi družbe, namestiti nobene programske opreme. Zaposleni v družbi ne smejo odnašati programske opreme iz prostorov družbe brez vednosti direktorja.
Popravljanje, spreminjanje in dopolnjevanje (posodabljanje) programske opreme s strani zunanjih izvajalcev je dovoljeno samo na podlagi odobritve direktorja, izvajajo pa ga lahko samo pooblaščeni servisi in organizacije in posamezniki, ki imajo z družbo sklenjeno pogodbo, ki vključuje ustrezne določbe o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov.
Vse spremembe in dopolnitve programske opreme, je potrebno dokumentirati na način, ki omogoča sledljivost sprememb ali dopolnitev.
Zaposleni, ki v okviru svojih delovnih nalog ustvari ali dovoli ustvariti kopijo (baze) osebnih podatkov za namene servisiranja, popravila, spreminjanja ali dopolnjevanja programske opreme ali za nudenje podpore, je dolžan poskrbeti, da se, ko preneha potreba, kopija učinkovito uniči ali izbriše.
Direktor družbe podrobneje določi oziroma predpiše izdelavo kopij (baz) osebnih podatkov, tako da je mogoča restavracija osebnih podatkov v primeru neželenega izbrisa, spremembe ali uničenja osebnih podatkov ali nosilca, na katerem se nahajajo osebni podatki.
13. člen
(Omejevanje in nadzor dostopa do osebnih podatkov)
Dostop do osebnih podatkov preko programske opreme mora biti varovan z enotnim in centraliziranim sistemom gesel ali drugih varnih sredstev za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov. Pri programski opremi mora biti spremljanje dogodkov v posamezni aplikaciji, ki omogoča možnost naknadnega ugotavljanja, kdaj so bili posamezni osebni podatki vneseni v zbirko podatkov, uporabljeni ali drugače obdelovani ter kdo je to storil, in sicer za obdobje 5 let od zadnje obdelave osebnih podatkov.
Vsi računalniki oziroma programska oprema družbe so zavarovani z najnovejšo licencirano antivirusno opremo, ki onemogoča tudi nepooblaščene vdore v sistem in se samodejno posodablja v skladu z navodili proizvajalca omenjene opreme. Ob pojavu računalniškega virusa se tega čim prej odpravi, po potrebi s pomočjo ustrezne strokovne službe iz 5. odstavka prejšnjega člena, obenem pa se ugotovi vzrok pojava virusa v računalniškem informacijskem sistemu družbe. Vsak računalnik je dodatno zaščiten z osebnim varnostnim geslom, ki onemogoča odklepanje sistema nepooblaščenim uporabnikom. Vse zbirke osebnih podatkov, ki se vodijo v elektronski obliki, se varnostno shranjuje tudi na zunanjem trdem disku zaradi nevarnosti uničenja ali nepovratne onesposobitve trdega diska v računalniku, v katerem se nahaja.
Za določitev režima sistema oziroma načina dodeljevanja, hranjenja in spreminjanja gesel je pristojen direktor družbe.
Vsa gesla in postopki, ki se uporabljajo za vstop in administriranje mreže osebnih računalnikov (supervisorska gesla), administriranje elektronske pošte in administriranje aplikativnih programov, se hrani in varuje pred dostopom nepooblaščenih oseb. V primeru nepooblaščenega dostopa do teh podatkov se določi nova vsebina gesel.
14. člen
(Hramba podatkov izven baz)
Osebni podatki se lahko zgolj izjemoma, kadar je to glede na naravo dela nujno potrebno, shranjujejo in obdelujejo lokalno (na lokalnih računalnikih in drugih podobnih napravah). Po prenehanju potrebe po takem shranjevanju in obdelavi osebnih podatkov, se morajo osebni podatki prenesti v centralizirane baze podatkov ali pa se trajno izbrisati.
Morebitne kopije vsebin zbirk osebnih podatkov na lokalnih nosilcih (zunanji diski, USB-ključi in drugo) se hranijo v zaklenjenih omarah.
Morebitne kopije vsebine mrežnega strežnika in lokalnih postaj za potrebe restavriranja računalniškega sistema ob okvarah in ob drugih izjemnih situacijah se hranijo na za to določenih mestih, ki morajo biti ustrezno varovana ter zaklenjena.
POGODBENA OBDELAVA OSEBNIH PODATKOV
15. člen
(Splošno)
Z vsako zunanjo pravno ali fizično osebo, ki opravlja posamezna opravila v zvezi z zbiranjem, obdelovanjem, shranjevanjem ali posredovanjem osebnih podatkov (obdelovalec), se sklene pisna pogodba, predvidena v 28. členu GDPR. Družba s takšnim obdelovalcem sklene pogodbo zgolj ob zagotovilu, da ima implementirane vse ustrezne ukrepe za varstvo osebnih podatkov in izpolnjuje svoje dolžnosti, kot jih določa vsakokrat veljavni ZVOP-1 in GDPR ter ta pravilnik.
V pogodbi, sklenjeni v skladu s prvim odstavkom tega člena, morajo biti obvezno predpisani tudi pogoji in ukrepi za zagotovitev varstva osebnih podatkov in njihovega zavarovanja. Pred sklenitvijo pogodbe z obdelovalcem je zakoniti zastopnik družbe dolžan od upravljalca pridobiti podatke, ki omogočajo preveritev, ali obdelovalec izpolnjuje zahteve zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov; to vključuje tudi razkritje vseh podpogodbenih obdelovalcev, vključno z njihovimi nazivi in sedeži.
Že zgolj možnost dostopa do podatkov, četudi na izrecno zahtevo družbe (npr. v okviru servisnega posega na strojni opremi ipd.), se šteje za pogodbeno obdelavo v smislu 1. odstavka tega člena.
Obdelovalci smejo opravljati storitve obdelave osebnih podatkov samo v okviru pooblastil, podeljenih v pogodbi, in v okviru drugih ustrezno dokumentiranih navodil družbe in podatkov ne smejo obdelovati ali drugače uporabljati za noben drug namen, k čemur se jih zaveže s pogodbo.
Obdelovalec mora imeti vsaj enako strog način varovanja osebnih podatkov, kakor ga predvideva ta pravilnik.
Poleg drugih zahtev si mora družba v pogodbah z obdelovalci zagotoviti pravico, da najmanj enkrat letno pri pogodbenem obdelovalcu izvede pregled ali revizijo na področju varstva osebnih podatkov. Pregled ali revizijo je potrebno izvesti ob vsakem sumu ali indicu, da obdelovalec krši sklenjeno pogodbo ali da ne zagotavlja zadostne ravni varstva osebnih podatkov. Revizija se izvede na stroške družbe, pri čemer obdelovalec morebitnega angažmaja svojih ljudi in/ali podpogodbenih obdelovalcev družbi ne sme zaračunati.
BRISANJE, UNIČENJE IN ANONIMIZACIJA OSEBNIH PODATKOV
16. člen
(Splošno)
Osebni podatki se lahko shranjujejo le toliko časa, kolikor določa zakon ali za čas, ki je potreben za izpolnitev pogodbe, vključno z jamčevalnimi in zastaralnimi roki (običajno znašajo ti 5 let), ali za čas, za katerega je posameznik privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov. Rok hrambe za konkretne (baze) osebnih podatkov določi direktor družbe.
Po prenehanju potrebe po vodenju osebnih podatkov se osebni podatki učinkovito izbrišejo, uničijo ali anonimizirajo, razen če zakon ali drug akt določa drugače. Uničenje, izbris ali anonimizacijo osebnih podatkov odredi direktor. O uničenju, izbrisu ali anonimizaciji osebnih podatkov se napravi zapisnik, ki ne sme vsebovati osebnih podatkov posameznikov, katerih podatki so se izbrisali, uničili ali anonimizirali.
Za brisanje podatkov z računalnikov, strežnikov in podobnih naprav oziroma nosilcev osebnih podatkov v elektronski obliki se uporabi takšna metoda brisanja, da je nemogoča rekonstrukcija brisanih podatkov.
Podatki na fizičnih nosilcih, ki jih ni mogoče izbrisati, se uničijo na način, ki zagotovi, da postane osebni podatek nerazpoznaven in neobnovljiv. Točen način uničenja za posamezne tipe osebnih podatkov ali nosilcev določi direktor družbe.
Prepovedano je odmetavati nosilce podatkov na način, ki omogoča obnovitev ali razpoznavnost osebnih podatkov (npr. v koš za smeti).
Pri prenosu nosilcev osebnih podatkov na mesto uničenja je potrebno zagotoviti ustrezno zavarovanje tudi v času prenosa, zlasti tako, da je onemogočena razpoznavnost ali obnovitev osebnih podatkov.
UKREPANJE OB VARNOSTNIH INCIDENTIH V ZVEZI Z OSEBNIMI PODATKI
17. člen
(Splošno)
Zaposleni so dolžni izvajati ukrepe za preprečevanje zlorabe osebnih podatkov in morajo z osebnimi podatki, s katerimi se seznanijo pri svojem delu, ravnati vestno in skrbno na način in po postopkih, ki jih določa ta pravilnik.
Zaposleni so dolžni o aktivnostih, ki so povezane z odkrivanjem ali nepooblaščenim uničenjem osebnih podatkov, zlonamerni ali nepooblaščeni uporabi, prilaščanju, spreminjanju ali poškodovanju osebnih podatkov takoj obvestiti direktorja družbe, sami pa morajo poskusiti z zakonitimi ukrepi takšno aktivnost preprečiti.
Direktor družbe mora ob vsakem sumu kršitve varstva osebnih podatkov takšno kršitev sporočiti Informacijskemu pooblaščencu v 72 urah. Kadar je verjetno, da kršitev varstva osebnih podatkov povzroči veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, mora direktor družbe poskrbeti za to, da so prizadeti posamezniki brez nepotrebnega odlašanja obveščeni o tem, da je prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov. V primeru suma storitve kaznivega dejanja je potrebno varnostni incident prijaviti policiji ali tožilstvu.
18. člen
(Interni ukrepi)
Direktor družbe je dolžan poskrbeti za to, da se po varnostnem incidentu opravi analiza vzrokov in predlog ukrepov, ki naj zmanjšajo ali izničijo tveganje za take in bodoče varnostne incidente, ter da se, če je to smiselno in mogoče, predlagani ukrepi tudi izvedejo.
Če se izkaže, da je varnostni incident povzročil ali bil pri njem udeležen zaposleni ali je do varnostnega incidenta prišlo zaradi malomarnosti s strani zaposlenega, direktor družbe, ne glede na ostale določbe tega pravilnika, sprejme ustrezne delovnopravne ukrepe zoper zaposlenega.
ODGOVORNOST ZA IZVAJANJE UKREPOV ZAVAROVANJA OSEBNIH PODATKOV
19. člen
(Splošno)
Za nadzor nad izvajanjem postopkov in ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov je odgovoren direktor družbe, ki lahko za posamezne naloge pooblasti druge osebe, ki niso zaposlene pri družbi.
Nadzor iz 1. odstavka tega člena vključuje tudi postopke rednega testiranja, ocenjevanja in vrednotenja učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotavljanje varnosti obdelave. Pri tem so dolžni sodelovati vsi zaposleni, pogodbeni sodelavci in druge osebe v družbi.
Vsak, ki obdeluje osebne podatke, je dolžan izvajati predpisane postopke in ukrepe za zavarovanje podatkov in varovati podatke, s katerimi je bil seznanjen pri opravljanju svojega dela. Obveza varovanja podatkov ne preneha s prenehanjem delovnega razmerja ali drugega pogodbenega razmerja, na podlagi katerega določena oseba opravlja delo za družbo.
Pred nastopom dela na delovnem mestu, kjer se obdelujejo osebni podatki, mora zaposleni podpisati posebno izjavo, ki ga zavezuje k varovanju osebnih podatkov. Izjava je lahko tudi del pogodbe o zaposlitvi.
Iz podpisane izjave mora biti razvidno, da je podpisnik seznanjen z določbami tega pravilnika ter določbami ZVOP-1 ter GDPR, izjava pa mora vsebovati tudi pouk o posledicah kršitve.
Za kršitev določil iz tega pravilnika so zaposleni pri družbi disciplinsko odgovorni, ostali pa na temelju pogodbenih obveznosti. Odgovornost ne izključuje prekrškovne, kazenske ali odškodninske odgovornosti.
KONČNE DOLOČBE
20. člen
(Datum uveljavitve)
Ta čistopis pravilnika velja in se uporablja od 29.9.2020 naprej.
21. člen
(Objava, dostopnost)
Ta pravilnik se v elektronski obliki pošlje vsem zaposlenim v družbi, v elektronski obliki ga hrani vodja projektov v svojem centralnem računalniku, v fizični obliki pa se vloži v posebno mapo pri vodji projektov, ki je namenjena dokumentom s področja varovanja osebnih podatkov.
